Да, устроители экспозиции обычно не забывают напоминать участникам, чтобы те оплачивали счета, подавали сведения для каталога, заполняли формуляры на бэджи. И, хотя экспоненты бывают даже благодарны за это, напоминания – далеко не все грани взаимодействия сторон выставочного пула.
С организаторами компания сталкивается на разных этапах как подготовки к участию, так и во время функционирования экспозиции. Ей необходимо найти способ начать сотрудничать или даже завязать дружеские отношения непосредственно с устроителями выставки и/или их представителями (дирекцией и службами выставочного комплекса). Зачем?
Все очень просто: организаторы смогут подсказать интересные способы или идеи продвижения компании на выставке. Разумеется, для этого надо встречаться с менеджерами экспозиции, узнавать все новости и изменения, уметь слушать и анализировать.
Такие систематические конструктивные «столкновения» экспонента и администрации мероприятия, безусловно, пойдут на пользу выставочному делу и причастным к нему как каждое в отдельности, так и все вместе.
Решив оказаться в числе экспонентов той или иной выставки, компании предстоит отправить ее организаторам по образцу заполненную заявку на участие. Без такого оформления волеизъявления добиться бронирования места в экспозиции не получится.
Все пункты договора, а особенно условия участия подлежат внимательному изучению. Подписывать договор допустимо тогда, когда компания увидит в его вординге (содержании, тексте) перечисление услуг, ожидаемых от устроителей:
За 4-5 месяцев (сроки могут быть иными) до начала выставки организаторы предложат компании внести предоплату. Окончательный расчет, как правило, происходит за месяц до открытия экспозиции и может производиться поэтапно. Нередко условия оплаты предусматривают скидку тем, кто переводит организационный взнос раньше срока.
От организаторов исходят параметры макетов имиджевых материалов, сроки и место их представления для публикации в выставочном каталоге. Компании остается изучить требования, создать в соответствии с ними информационный блок для каталога и вовремя отправить его в дирекцию выставки.
В материалах надлежит указать данные о контактах компании, краткое описание товаров или услуг. У организаторов необходимо выяснить ограничения по количеству символов. Предоставлять информацию следует на русском и английском языках. Сведения, сданные с опозданием, могут попасть в приложение к каталогу, которое зачастую теряется.
Выставочная команда проходит на мероприятие бесплатно по пригласительным билетам. Чтобы их получить, компании нужно своевременно заполнить специальные формуляры организаторов. Если этого не сделать, сотрудникам придется задержаться на входе в день открытия и все-таки заполнить соответствующие бланки или оплатить свой вход.
Число предоставляемых бэджей, как правило, пропорционально арендованной площади. Большее количество приобретается за отдельную плату.
Поводов для контакта между собой у субъектов выставочного дела немало.
Выяснение вопроса доступности для организаторов процедуры согласования деловых встреч заранее, ее правил и условий. Процедура MatchMaking позволяет предварительно выявить заинтересованных посетителей, назначить с ними переговоры и их темы, оптимально спланировать время работы на выставке.
Если предполагается поездка на выставку в другую местность, бронировать билеты и гостиничные номера лучше заблаговременно. Желательно, чтобы отель был рядом с выставочным комплексом. До того, как заказывать билеты, необходимо справиться в оргкомитете относительно сроков монтажа оборудования, заезда на выставку и окончания демонтажа.
Иногда хлопоты по обеспечению участников выставки проездными документами и жильем берут на себя организаторы. Правда, их помощь почти всегда должна оплачиваться.
Данная позиция взаимодействия имеет некоторое расширение.
Помимо обеспечения страховой защитой наиболее ценной составляющей своей экспозиции, компания обязана предвидеть необходимость аналогичных действий на случай отмены проведения, переноса или сокращения сроков выставки.
Нередко страховая инициатива исходит от организаторов события и касается договора финансового обеспечения ответственности экспонентов за вред, причиненный жизни, здоровью, имуществу посетителей, других экспонентов, владельцев помещения и т. д. (третьих лиц).
При этом устроители могут настаивать на заключении соответствующего договора со страховщиком, с которым у них заблаговременно согласованы параметры такого соглашения: виды страховых рисков, лимиты их покрытия, тарифные ставки.
Характерно, что у ряда организаторов в договоре на участие в выставке прописана обязанность экспонента застраховать свою гражданскую ответственность перед третьими лицами в предусмотренном этим договором объеме.
Обсудить целесообразность заключения договора страхования от выставочных рисков, их перечень, объем покрытия и, соответственно, размер затрат компании, возможно, придется как раз с устроителями мероприятия.
Выставочный проект для компании – событие неординарное и нечастое. Поэтому участие в его подготовке редко когда закрепляется в должностных обязанностях сотрудников. В корпоративных документах почти не встречаются и требования к членам выставочной команды овладеть вопросами взаимодействия с устроителями экспозиционного мероприятия.
Принимая во внимание чрезвычайную важность буквально каждого аспекта организации присутствия корпорации в выставочном событии, задания и сроки выполнения работ по данному направлению лучше подтверждать конкретными распоряжениями руководства и приказами по компании.