Осуществляется проект поэтапно: выделяется время на подготовку к событию, отдельно отрабатывается период работы непосредственно на выставке и, наконец, делаются предварительные шаги по развитию выставочных контактов по окончании мероприятия.
Когда лучше приступать к реализации проекта?
Отвечая на этот вопрос, надо учитывать, что опыт обеспечения готовности к самым престижным экспозиционным мероприятиям указывает на срок от 10 до 12 месяцев. Этим объясняется и тот факт, что подача заявок на участие в предстоящем популярном выставочном событии, равно как и бронирование лучших мест в будущей экспозиции, производятся за год или около того.
Что обеспечит успех проекта?
Выставочному проекту компании нужен план, содержащий контрольные сроки и имена исполнителей, ответственных за их соблюдение. Время, отводимое для реализации отдельных пунктов плана, лучше устанавливать с учетом всех возможных рисков и задержек.
В плане выставочного проекта компании первым отрабатывается подготовительный этап, в котором фиксируются 11 «реперных точек». Примерное их наполнение представлено ниже.
Момент характерен тем, что компания выполнила оценку и определилась с выбором интересующего экспозиционного мероприятия, согласилась с расходами на него, официально заявилась со своим участием, заключив соответствующий договор. А также сообщила организаторам, какие активности она планирует инициировать на выставке.
В это время компания должна завершить работу с запросами организаторов к себе как экспоненту. Отправив заполненные формуляры, затребовать выставочную программу. Получив программу и убедившись, что инициированные активности компании нашли в ней свое отражение, подтвердить готовность к их реализации.
Как минимум за полгода компания обязана точно знать, как и что она будет представлять на выставке. У нее уже сделан заказ на стенд. В полной мере к подготовительному процессу привлечены рекламный и маркетинговый отделы. Разработан алгоритм популяризации присутствия компании на выставке.
К этому сроку назначаются стендисты, которые представят интересы компании на выставке. Между причастными отделами распределяется ответственность и обозначается отчетность.
Утверждается итоговый бюджет участия. Разрабатываются тексты пресс-релизов и другой рекламной продукции. В оргкомитете выставки заказываются пригласительные билеты. Резервируются гостиничные номера и билеты до места экспозиции.
Когда до экспозиционного мероприятия останется три месяца, необходимо дать старт кампании популяризации участия компании в выставочном событии, чтобы привлечь клиентов и дать им возможность спланировать собственные действия.
Параллельно следует начать готовить специалистов к работе на стенде и вне его, в выставочном пространстве.
Предвыставочные маркетинговые проявления имеют целью стимулировать будущие посещения стенда компании. На это, в частности, ориентирована и рассылка пресс-релизов по печатным изданиям, проводимая в этот период.
Самое время проконтролировать, что, кем, как и когда сделано. Провести встречу с командой стендистов для оценки готовности. Скоординировать ее усилия с деятельностью остального персонала компании.
Активизировать действия по пунктам предвыставочной маркетинговой программы. Отправить пригласительные билеты настоящим и будущим клиентам. Приступить к написанию черновика письма, которое пойдет клиентам, спустя некоторое время после окончания выставки.
Своевременным станет заказ оснащения и услуг, нужных компании для полноценного выставочного присутствия (мебель, связь, Интернет, уборка, охрана и т. д.), получение бэджей, страховое обеспечение.
На финише подготовительного этапа компании может понадобиться не менее двух недель на устранение всех мелких недоработок. Надо создать что-то вроде телефонной линии доверия, по которой предложить сообщать о возникновении узких мест в подготовке.
Кроме того, необходимо использовать этот период для обзвона клиентуры и контрагентов, чтобы окончательно сформировать расписание встреч на выставке.
Время заключительных собраний офисного персонала и инструктажей команды стендистов, подготовки технических средств и рекламной «раздатки», проверки наличия всего необходимого для заезда на экспозицию.
Предстоит убедиться в полной готовности стенда.
Контроль подачи транспорта к офису компании, погрузки, доставки, разгрузки и установки оснащения, проверка его функционирования. Размещение рекламных материалов на стеллажах стенда.