Выставочная команда должна посещать сессии, дискуссии и круглые столы, слушать выступления коллег по отрасли и не стесняться задавать вопросы. «Высшим пилотажем» для компании является участие в деловой программе мероприятия с одним из видов активности.
Как правило, организаторы выставок доводят до сведения участников список доступных опций. Если компания выберет для себя формат присутствия с профессиональным выступлением (докладом), ей необходимо будет соответствующим образом к нему подготовиться и добиться реализации.
Проведение семинара, презентации, пресс-конференции и др. – отличный способ продемонстрировать свою экспертизу в отрасли, привлечь внимание СМИ, увеличить охват клиентуры, преумножить впечатление покупателей и конкурентов от пребывания компании на выставке.
Образовательные мероприятия являются одними из самых привлекательных на выставках. Определив, какие вопросы было бы по силам осветить в качестве эксперта, компании надо заявить организаторам тему занятия. Но необходимо помнить, что деловая часть программы формируется задолго до начала работы выставки.
Некорректной считается ориентация семинара только на рекламу продукции компании. Сторонние специалисты идут на него, чтобы повысить квалификацию и получить знания для практического применения в своей сфере деятельности. Ведущим занятие предстоит сосредоточиться на самых актуальных и интересных для слушателей вопросах.
Наибольший эффект производят яркие, лаконичные выступления. Подбирая материалы, необходимо помнить, что их всегда больше, чем может вместить одно сообщение, и выбрать нужно только самое важное. Излагать мысли предстоит коротко. Цель такова, чтобы каждое слово несло определенный смысл для всей речи.
Наиболее результативная презентация содержит один, два и крайне редко три ключевых вывода. Это делает сообщение более организованным, концентрирует внимание на самом значимом, упрощает восприятие и запоминание информации. Сильное впечатление всегда производят цифры и факты (особенно касающиеся присутствующих).
Выступление должно продолжаться не более 20 минут. Желательно внести в него элемент интерактивности. Уместен будет конкурс (вопрос по теме презентации, и первому ответившему – небольшой приз), который повышает интерес аудитории и позволяет удержать внимание слушателей.
Для осуществления этого вида активности предусмотрены:
Получить приглашения журналисты должны минимум за семь и максимум за десять дней до пресс-конференции. За три-четыре дня надо направить им напоминание (например, по электронной почте), а накануне связаться по телефону и составить список тех из них, кто подтвердил присутствие.
Актуальная тема, личности участников и подготовленные информативные релизы помогут добиться внимания и расположения представителей СМИ. Оптимальные периоды проведения пресс-конференции – это 10:30-11:30 и 16:00-17:00, потому что не разрывают рабочий день.
В заключение – несколько рекомендаций, касающихся преодоления недостатков организации всех видов активностей.